Любое предприятие, ведя ту или иную хозяйственную деятельность, сталкивается с таким понятием, как дебиторская задолженность. Практика показывает, что этот объект учета присущ абсолютно всем организациям, занимающимся коммерческой деятельностью. Возникает дебеторская задолженность по разным причинам: когда имеет место предоплата поставщику или когда отгружен еще не оплаченный товар, а также когда выдаются денежные средства подотчетному лицу.

Как инвентаризировать дебиторскую задолженность?

Дебиторскую задолженность необходимо время от времени проверять с целью выявления расхождений, возникающих во взаиморасчетах с контрагентами. Это необходимо для того, чтобы правильно отразить все данные на счетах бухучета и правомерно включить их в отчетность.

Дебеторская задолженностьанализируется путем проведения инвентаризации расчетов по таким счетам: 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На каждом предприятии индивидуально назначают, когда и с какой периодичностью проводить инвентаризацию расчетов – это определяет принятая учетная политика. Однако следует учитывать, что инвентаризация всех расчетов в обязательном порядке проводится перед тем, как составлять годовую бухгалтерскую отчетность.

Для того, чтобы данные по вышеперечисленным счетам были полностью достоверными, и чтобы исключить возможность ошибки в счетах, учитывающих дебиторскую задолженность, предприятие может подписать с должниками акты сверки. Акт сверки может иметь произвольную форму, он разрабатывается на самом предприятии и является внутренним документом организации. Правила ведения бухгалтерского учета не обязывают иметь акты сверки с контрагентами: при их полном или частичном отсутствии предприятие может считать верными расчеты, сделанные по своим первичным документам.

Результат инвентаризации предприятие обязано отразить в акте установленного образца (N ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»). Делается два экземпляра этого документа, каждый из которых заверяют своими подписями члены инвентаризационной комиссии. Первый экземпляр передают в бухгалтерию, а второй оставляется у комиссии.

На основании данных акта инвентаризации дебиторской задолженности в регистры бухучета вносят исправления для достоверного отображения того, в каком состоянии находятся расчеты с должниками. При этом следует помнить, что вносить изменения можно только в тот отчетный период, когда их выявили. Внесение исправлений в данные предыдущих периодов недопустимо.

Проверяя состояние расчетов с дебиторами, нужно сверить данные, которые содержит форма № 1 «Бухгалтерский баланс» в строках «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» и «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)» с данными, которые содержит форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность». Имеющиеся в указанных документах данные должны быть идентичными.

Сомнительные долги: как создать резервы?

Сомнительный долг – это долг, обязательства по которому не погашены в указанные в договоре сроки, и не имеющий обеспечения. Законодательство говорит, что предприятие может создать резервы для сомнительных долгов, которые касаются расчетов с заказчиками и покупателями. При этом такие резервы относят на финансовые результаты работы. Сумму НДС, предъявленную заказчикам и покупателям, также включают в резерв. Создаваемые резервы по сомнительным долгам предприятие может использовать исключительно для покрытия убытков от безнадежного долга.

Создавая резерв, необходимо учитывать следующее:

- для задолженности, просрочка по которой составляет менее 45 дней (календарных), резерв не создают;

- для задолженности, просрочка по которой составляет от 45 до 90 дней, предприятие может создать резерв, ограниченный 50% суммы задолженности;

- для задолженности, просрочка по которой составляет больше 90 дней, предприятие может создать резерв в размере 100% суммы задолженности.

Просрочкой считается нарушение сроков оплаты, указанных в договоре.

Создавать резервы можно только в том случае, если это предусматривает учетная политика предприятия для целей налогового и бухгалтерского учета. Создание резервов делается только после того, как будет инвентаризирована дебеторская задолженность, и факт ее обоснованности будет подтвержден документально.

Создавать резерв и относить его к финансовым результатам следует, пользуясь проводкой: Дт 91/2 «Прочие доходы и расходы» Кт 63 «Резервы по сомнительным долгам».

В случае, если покупателем погашается задолженность, которая ранее была отнесена к сомнительной, то делаются такие проводки: Дт 51 «Расчетные счета» Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - фиксируется факт поступления денег на расчетный счет от покупателя; Дт 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кт 91/1 «Прочие доходы и расходы» - не пригодившийся резерв относят к прочим доходам предприятия.

При этом заметьте, что сумма, на которую сделан резерв по сомнительному долгу, никак не отображается в пассиве баланса: размер задолженности уменьшается на сумму созданного резерва.

Дебиторская задолженность: как списывать?

Законом предусмотрено, что если взыскание дебиторской задолженности нереально, то предприятие обязано ее списать. Делать это необходимо, чтобы такая дебиторская задолженность не искажала отчетность предприятия, что может привести к ошибочным управленческим решениям.

Согласно положениям бухгалтерского учета взыскание дебиторской задолженности признается невозможным по окончании трех лет (срок исковой давности, установленный гражданским законодательством) или в случае, если погашение долга нереально по иным объективным причинам (например, предприятие-должник официально ликвидировано). Такая дебеторская задолженность подлежит списанию.

Если для данной дебиторской задолженности был создан резерв по сомнительным долгам, то списание отражают следующей проводкой: Дт 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Если резерв не создавался, то задолженность списывают на финансовые результаты: Дт 91/2 «Прочие доходы и расходы» Кт 62 «Расчеты с покупателя и заказчиками».

Аналогично списываются безнадежные долги и в налоговом учете.

Когда взыскание задолженности невозможно, перед ее списанием необходимо провести тщательную проверку связанных с ней первичных документов (договоров, актов выполненных работ, товарных накладных и так далее). Результат проверки отображают в акте инвентаризации, на основании которого составляют бухгалтерскую справку, где обосновано излагают причины, по которым дебиторская задолженность подлежит списанию. Когда все вышеперечисленные документы подготовлены, руководитель предприятия подписывает приказ, согласно которому безнадежная дебеторская задолженность списывается.

Для учета списанных долгов используют забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». При этом используют проводку Дт 007. На этом счете данные о списанной задолженности по каждому должнику отображаются пять лет. В случае, когда в течение этого времени наблюдаемый должник возобновляет платежеспособность и погашает долг, то выполняется проводка Кт 007. Аналогично происходит списание, если пять лет прошли, но долг не погашен.

Из всего вышеизложенного следует, что инвентаризация дебиторской задолженности – это важный инструмент для контроля расчетов, позволяющий осуществить сверку и подтверждение суммы задолженности, которая числится на сетах бухучета, что необходимо как при создании резервов для сомнительных долгов, так и для списания задолженности, взыскание которой нереально.